Klient nie zapłacił w terminie.
Należy Ci się więcej niż faktura.

W jednej z firm, z którymi pracowałem, saldo należności po terminie przekraczało dwa miliony złotych. Prezes wiedział o tym doskonale i regularnie o tym mówił, ale kiedy zapytałem, ile firma straciła na tych opóźnieniach, zapadła cisza. Nikt tego nigdy nie policzył.

To nie był wyjątek. Prawie każda firma, do której wchodzę, upomina się wyłącznie o kwotę z faktury, choć z mocy ustawy należy jej się wyraźnie więcej. Nie dlatego, że ktoś świadomie rezygnuje. Po prostu nikt nie prowadzi tych wyliczeń, więc temat nie istnieje.

Nie namawiam do straszenia kontrahentów. Chodzi o coś prostszego: żeby wiedzieć, o czym się decyduje, kiedy odpuszcza się odsetki „dla dobra relacji".

Kiedy te przepisy w ogóle działają

Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych tworzy reżim szczególny, korzystniejszy dla wierzyciela niż zwykłe zasady kodeksowe. Nie obejmuje jednak wszystkiego, co się fakturuje.

Działa, gdy spełnione są łącznie trzy warunki:

• Transakcja jest odpłatna — dostawa towaru albo świadczenie usługi
• Obie strony to przedsiębiorcy (albo przedsiębiorca i podmiot publiczny)
• Spełniłeś swoje świadczenie — towar dostarczony, usługa wykonana

Jeżeli wystawiasz faktury firmom za realnie wykonaną pracę, jesteś w tym reżimie i nie musisz tego nigdzie zastrzegać w umowie.

Odsetki — ile i od kiedy

Stawka nie jest stała. Wynika ze wzoru:

Stopa NBP się zmienia, więc stawka odsetek idzie za nią. To dlatego nie warto przepisywać liczby znalezionej w internecie: sporo poradników, także tych wysoko w wynikach wyszukiwania, podaje wartość sprzed dwóch kwartałów i nikt ich nie aktualizuje.

Aktualną wartość ogłasza Ministerstwo Rozwoju i Technologii w obwieszczeniu, osobno na pierwsze i drugie półrocze. Można też policzyć samemu, dodając 10 punktów do bieżącej stopy referencyjnej.

Od kiedy liczysz

Od dnia następującego po terminie płatności, do dnia zapłaty włącznie. Nie od momentu, w którym wysłałeś wezwanie ani w którym o sprawie sobie przypomniałeś, tylko od pierwszego dnia opóźnienia.

Prawo do odsetek powstaje z mocy ustawy, więc biegną niezależnie od tego, czy ktokolwiek się o nie upomniał. To ma znaczenie przy starszych fakturach: nawet jeśli przez pół roku nikt nie reagował, odsetki narastały przez cały ten czas.

Jak przeliczyć

Kwota × stawka roczna ÷ 365 × liczba dni opóźnienia. W roku przestępnym dzielisz przez 366.

Brzmi banalnie, ale przy kilkudziesięciu fakturach i zmiennej stawce w trakcie okresu robi się z tego arkusz, którego nikt nie chce prowadzić ręcznie. Jeżeli stawka zmieniła się w środku opóźnienia, trzeba rozbić wyliczenie na dwa okresy i policzyć każdy osobno.

Rekompensata 40, 70 albo 100 euro

To ta część, którą pomija się najczęściej. Poza odsetkami przysługuje wierzycielowi zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności, i to bez wezwania oraz bez wykazywania, że jakiekolwiek koszty faktycznie się poniosło. Wystarczy, że powstało prawo do odsetek.

Kwotę przelicza się na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne.

Gdyby realne koszty odzyskiwania przewyższały ryczałt, ustawa pozwala dochodzić różnicy, na przykład wynagrodzenia kancelarii. Wtedy jednak trzeba je udokumentować, więc w praktyce sięga się po to dopiero przy większych sprawach.

Przykład na liczbach

Faktura na 62 000 zł, termin płatności minął 45 dni temu. Kontrahent to spółka z o.o. Przyjmijmy stawkę 14% w skali roku.

Wychodzi prawie 1 500 zł ponad kwotę z faktury. Przy dziesięciu podobnych sytuacjach w roku robi się z tego piętnaście tysięcy, których nikt nie zaksięgował, bo nikt się o nie nie upomniał.

Stawka i kurs są tu przykładowe, więc nie przepisuj tego wyliczenia do wezwania. Chodzi wyłącznie o pokazanie rzędu wielkości.

Proces w czterech krokach

Windykacja działa wtedy, kiedy jest procesem, a nie reakcją na to, że komuś akurat przypomniała się zaległa faktura. Poniżej układ, który sprawdza mi się u klientów, choć w mniejszych firmach czasem wystarczają trzy pierwsze kroki.

1. Identyfikacja

Raz w tygodniu zestawienie faktur po terminie, posortowane według kwoty i liczby dni opóźnienia. Bez tego cała reszta jest przypadkowa, bo upominasz się o to, co akurat wpadnie komuś w oko, a nie o to, co najbardziej obciąża płynność.

Do każdej pozycji przypisuję osobę odpowiedzialną. Zwykle jest to handlowiec, który prowadził klienta, bo ma relację i najczęściej wie, czy opóźnienie ma jakieś tło, o którym księgowość nie ma pojęcia.

2. Kontakt polubowny

Najpierw telefon, nie mail. Wiadomość łatwo przeoczyć albo odłożyć na później, rozmowa wymusza jakąś odpowiedź. Pytanie nie brzmi przy tym „kiedy zapłacicie", tylko raczej „co stoi na przeszkodzie, żeby to poszło w tym tygodniu".

Zaskakująco często okazuje się wtedy, że faktura w ogóle nie dotarła do księgowości, utknęła w akceptacji u kogoś na urlopie albo poszła na nieaktualne dane. Z mojego doświadczenia mniej więcej połowa opóźnień w B2B nie wynika z braku pieniędzy, tylko z bałaganu w obiegu dokumentów po stronie kontrahenta.

3. Monit pisemny

Jeżeli po ustaleniu terminu płatność nie wpływa, idzie pisemne przypomnienie z wyliczeniem odsetek na dzień sporządzenia. Niekoniecznie po to, żeby je potem egzekwować, częściej po to, żeby druga strona zobaczyła, że ktoś je liczy.

To zwykle wystarcza. Firma, która ma do zapłacenia dziesięć faktur i pieniądze na siedem, płaci najpierw tym, którzy pilnują.

4. Wezwanie przedsądowe

Ostatni krok przed przekazaniem sprawy pełnomocnikowi. Powinno zawierać podstawę roszczenia, wyliczenie odsetek, rekompensatę, wyznaczony termin zapłaty oraz informację o zamiarze skierowania sprawy na drogę sądową.

Wysyłka listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, bo później to potwierdzenie jest dowodem. Ten dokument staje się podstawą pozwu i jeśli zrobi się go niestarannie, prawnik i tak każe napisać go od nowa, tylko wtedy już za pieniądze i z opóźnieniem.

Pięć typowych błędów

• Stawka wpisana „z pamięci". Zmienia się co pół roku, a wezwanie ze złą liczbą podważa wiarygodność całego pisma, zwłaszcza jeśli druga strona ma obsługę prawną.
• Pominięta rekompensata. Zdecydowanie najczęstszy błąd. Przysługuje z mocy prawa, bez wezwania i bez dowodzenia kosztów, a mimo to większość firm nigdy o nią nie występuje.
• Jedna rekompensata na kontrahenta. Należy się od każdej faktury osobno.
• Start od wezwania przedsądowego. Potrafi zepsuć relację w sprawie, którą rozwiązałby jeden telefon do właściwej osoby.
• Brak śladu po wcześniejszych krokach. Kiedy sprawa trafia do sądu, liczy się dokumentacja: kiedy był telefon, co ustalono, kiedy poszedł monit i czy ktoś odebrał list.

Kiedy odpuścić

Nie każdą należność warto ścigać do końca i nie ma w tym nic złego. Chodzi tylko o to, żeby ta decyzja była policzona, a nie podjęta pod wpływem tego, że akurat nie chce się dzwonić.

Argumenty za odpuszczeniem odsetek:

• Kontrahent jest strategiczny, a opóźnienie jednorazowe
• Kwota odsetek jest niższa niż koszt Twojego czasu na dochodzenie
• Opóźnienie wynikło z Twojego błędu — źle wystawiona faktura, brak dokumentów

Argumenty za dochodzeniem:

• Opóźnienia się powtarzają — kontrahent traktuje Cię jak darmowe finansowanie
• Kwota jest istotna dla Twojej płynności
• Pojawiły się sygnały o kłopotach finansowych dłużnika — wtedy liczy się kolejność zgłoszeń

Gdzie tu moja rola

Nie jestem prawnikiem i nie prowadzę spraw sądowych. Zajmuję się tym, co dzieje się wcześniej, czyli ustawieniem całego procesu: cotygodniowym zestawieniem zaległości, kalkulacjami odsetek i rekompensat, wzorcami monitów i wezwań oraz przypisaniem odpowiedzialności konkretnym osobom w firmie.

Po kwartale zwykle widać to samo: krótszy cykl płatności, niższe saldo przeterminowanych i komplet dokumentacji, gdyby sprawa miała iść dalej. Do tego dochodzi rzecz, której nie widać w bilansie, ale która potrafi zmienić sposób myślenia zarządu, czyli konkretna kwota pokazująca, ile firma traci rocznie na cierpliwości wobec kontrahentów.

Kiedy sprawa musi trafić do sądu, przekazuję ją kancelarii razem z przygotowaną dokumentacją, więc prawnik nie zaczyna od zbierania podstaw.

Zastrzeżenie: tekst ma charakter informacyjny i opisuje praktykę zarządzania należnościami. Nie stanowi porady prawnej. Stawki odsetek zmieniają się co pół roku — przed sporządzeniem wezwania zweryfikuj aktualną wartość w obwieszczeniu Ministerstwa Rozwoju i Technologii. W sprawach spornych skonsultuj się z radcą prawnym lub adwokatem.